Politique de confidentialité et cookies

1. Responsable du traitement

Le responsable du traitement est :

IFEMOS
SASU au capital de 100 euros
106 989 288 R.C.S. Paris
36 rue Scheffer, 75016 Paris, France
E-mail : contact@ifemos.com
Téléphone : +33 7 75 30 01 64

2. Données susceptibles d’être collectées

Selon les services utilisés et les informations volontairement communiquées, IFEMOS peut notamment traiter :

• les données d’identification et de contact : nom, prénom, adresse électronique et numéro de téléphone ;
• les informations relatives au pays de résidence actuel, au pays ou à la zone géographique envisagée ;
• les données professionnelles : profession, statut, activité, entreprise, secteur d’activité et organisation entrepreneuriale ;
• les informations relatives au projet : expatriation, mobilité internationale, structuration, besoins d’accompagnement, calendrier et budget envisagé ;
• les données relatives aux rendez-vous : date, heure, coordonnées et informations communiquées pour préparer l’échange ;
• les données contractuelles, de facturation et de suivi de mission ;
• les documents et informations nécessaires à l’exécution d’une prestation EXIT, dans la limite de ce qui est nécessaire à la mission ;
• les données relatives à la newsletter : adresse électronique et, le cas échéant, nom, prénom, consentement, désinscription et données techniques de campagne.

IFEMOS demande aux utilisateurs de ne communiquer, au stade d’un simple formulaire de contact ou de qualification, que les informations nécessaires à l’étude initiale de leur demande. Les documents sensibles nécessaires à l’exécution d’une mission doivent être transmis par les canaux prévus à cet effet.

3. Origine des données

Les données sont principalement collectées directement auprès de la personne concernée lors de l’utilisation d’un formulaire, d’un questionnaire Tally, d’une réservation de rendez-vous, d’une inscription à la newsletter, d’un échange téléphonique, d’une visioconférence, d’un échange par e-mail ou WhatsApp, ou lors de la conclusion et de l’exécution d’un contrat.

Certaines informations peuvent également être transmises par un partenaire ou un apporteur d’affaires ayant informé la personne concernée, dans le respect de la réglementation applicable.

4. Finalités et bases juridiques

5. Outils et prestataires utilisés

IFEMOS utilise notamment les prestataires suivants :

• IONOS, pour l’hébergement du site internet ;
• Tally, pour certains formulaires et questionnaires de qualification ;
• Google Calendar, pour l’organisation et la réservation des rendez-vous ;
• WhatsApp, pour certains échanges avec les prospects et clients ;
• Brevo, pour la gestion des listes de diffusion, des inscriptions et désinscriptions, ainsi que l’envoi et le suivi technique des newsletters et communications électroniques.

Ces prestataires peuvent traiter des données pour le compte d’IFEMOS ou, selon les fonctionnalités concernées, en qualité de responsables de traitement distincts. IFEMOS veille à recourir à des prestataires présentant des garanties appropriées au regard de la réglementation applicable.

6. Newsletter et Brevo

IFEMOS utilise Brevo pour la gestion de ses listes de diffusion et l’envoi de ses newsletters et communications électroniques.

Dans ce cadre, les données nécessaires à la gestion des abonnements, notamment l’adresse électronique et, le cas échéant, le nom et le prénom, peuvent être traitées par Brevo pour le compte d’IFEMOS.

L’inscription volontaire à la newsletter repose sur le consentement. Celui-ci peut être retiré à tout moment en utilisant le lien de désinscription figurant dans chaque communication ou en adressant une demande à contact@ifemos.com.

IFEMOS peut également traiter les informations techniques nécessaires à la gestion de l’envoi, de la délivrabilité, des désinscriptions et des oppositions, ainsi que les statistiques de campagne lorsque ces fonctionnalités sont activées et utilisées conformément à la réglementation applicable.

7. Utilisation de Tally

IFEMOS utilise Tally pour certains formulaires et questionnaires de qualification. Les données saisies sont traitées afin de transmettre les réponses à IFEMOS et de permettre l’étude de la demande, la qualification du projet et, le cas échéant, la préparation d’un rendez-vous ou d’une proposition commerciale.

8. Gestion des rendez-vous

IFEMOS utilise Google Calendar pour organiser et gérer les rendez-vous. Les informations nécessaires peuvent notamment comprendre l’identité, les coordonnées, la date et l’heure du rendez-vous et les informations communiquées pour préparer l’échange.

9. Utilisation de WhatsApp

IFEMOS peut proposer à ses prospects et clients de communiquer via WhatsApp. L’utilisation de ce canal est facultative. La personne concernée peut utiliser le courrier électronique si elle ne souhaite pas utiliser WhatsApp.

Les échanges via WhatsApp sont également soumis aux conditions et politiques de confidentialité propres à ce service. IFEMOS recommande de ne pas transmettre spontanément par messagerie instantanée des documents particulièrement sensibles ou confidentiels lorsqu’un canal plus approprié est disponible.

10. Destinataires des données

Les données sont accessibles, dans la limite de leurs attributions, aux personnes habilitées au sein d’IFEMOS et aux prestataires strictement nécessaires au fonctionnement des services.

Dans le cadre d’une mission client, les données utiles peuvent également être transmises aux professionnels et partenaires impliqués dans le dossier, ainsi qu’aux administrations et organismes concernés lorsque cela est nécessaire à l’exécution de la mission et juridiquement permis.

IFEMOS ne vend pas les données personnelles.

11. Transferts internationaux

Certains prestataires techniques utilisés par IFEMOS peuvent traiter ou rendre accessibles des données en dehors de l’Espace économique européen. Lorsqu’un transfert international a lieu, IFEMOS veille à ce qu’il repose sur un mécanisme reconnu par la réglementation applicable, notamment une décision d’adéquation, des clauses contractuelles types de la Commission européenne ou tout autre mécanisme légalement applicable.

12. Durées de conservation

• Demandes de contact et données de prospects : jusqu’à trois ans à compter de la collecte ou du dernier contact actif émanant du prospect ;
• Données nécessaires à l’exécution d’une prestation : pendant la durée de la relation contractuelle, puis archivage pendant les durées nécessaires au respect des obligations légales et à la défense des droits ;
• Documents comptables et factures : pendant la durée légale applicable ;
• Données de newsletter : jusqu’au retrait du consentement ou à la désinscription ;
• Preuve du consentement, opposition ou désinscription : pendant la durée nécessaire à la preuve et au respect du choix de la personne ;
• Demandes d’exercice de droits : pendant la durée nécessaire au traitement de la demande et à la preuve de la réponse.

13. Sécurité et confidentialité

IFEMOS met en œuvre des mesures techniques et organisationnelles appropriées afin de protéger les données contre la destruction, la perte, l’altération, la divulgation ou l’accès non autorisé. L’accès aux données est limité aux personnes et prestataires qui en ont besoin dans le cadre de leurs missions respectives.

14. Droits des personnes

Selon la situation et la base juridique du traitement, la personne concernée dispose notamment des droits d’accès, de rectification, d’effacement, de limitation, d’opposition et, lorsque les conditions sont réunies, de portabilité. Lorsque le traitement repose sur le consentement, celui-ci peut être retiré à tout moment.

Toute demande peut être adressée à contact@ifemos.com. IFEMOS peut demander des informations complémentaires lorsque cela est nécessaire pour vérifier l’identité du demandeur et éviter la communication de données à une personne non autorisée.

La personne concernée peut également introduire une réclamation auprès de la Commission nationale de l’informatique et des libertés (CNIL).

15. Cookies et traceurs

Un cookie ou traceur est une technologie permettant notamment de conserver ou d’accéder à certaines informations relatives au terminal d’un utilisateur.

Le site peut utiliser des traceurs strictement nécessaires à son fonctionnement, à sa sécurité et à la conservation des choix de l’utilisateur. Si des traceurs de mesure d’audience, de publicité, de personnalisation ou des services tiers soumis au consentement sont ajoutés, ils ne doivent être activés qu’après recueil du consentement lorsque celui-ci est requis.

Lors de sa première visite, l’utilisateur doit pouvoir accepter ou refuser les traceurs non nécessaires avec un niveau de simplicité comparable et modifier ultérieurement ses choix.

La liste détaillée des cookies et traceurs devra être vérifiée sur le site en production après installation définitive des outils et mise à jour chaque fois que l’écosystème technique évolue.

16. Modification de la politique

IFEMOS peut modifier la présente politique afin de tenir compte des évolutions légales, réglementaires, techniques ou organisationnelles. La date de dernière mise à jour figure en tête du document.